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gkiwi
V2EX  ›  问与答

如何解决会议室预订的博弈问题

  •  
  •   gkiwi · 2021-01-21 15:03:37 +08:00 · 2061 次点击
    这是一个创建于 486 天前的主题,其中的信息可能已经有所发展或是发生改变。

    自己公司遇到的问题,拿来聊聊。

    在有限的会议室里面(其实无法评估供给是否真的足够,可能合理搭配是足够的,可能不足够。目前按我自己的经验,已经是勉强够使用的)

    最初公司会议室系统可以预订很长一段时间(比如两三周后的),大家似乎都不紧张会议室。

    但是随着会议越来越多,会议室管理的团队可以制定规范了。

    比如有些会议室只能当天预订,有些可以提前预订,有些需要发邮件,有些在 8 点开始可以预订,有些在 10 点开始预订,有些能定一个小时,有些能定半小时会议室。

    我发现规则越多,大家的会议室紧缺感越强烈。

    排除写脚本抢会议室这种操作,单从管理、建议、规范之类的,大家有什么好的建议么?

    25 条回复    2021-01-24 14:10:15 +08:00
    lights
        1
    lights  
       2021-01-21 15:08:01 +08:00
    不负责任的瞎建议:
    - 计算出一个 `会议室数量 = f(公司人数)` 的函数,然后加会议室
    - 大会议室( 10 人)数量少要预定,小会议室( 4 人)数量给够,但不需要预定
    - 甚至可以去楼下喝咖啡开会呀,不一定要在公司里面开会
    kop1989
        2
    kop1989  
       2021-01-21 15:12:11 +08:00
    以下针对你的既定需求(“比如有些会议室只能当天预订,有些可以提前预订,有些需要发邮件,有些在 8 点开始可以预订,有些在 10 点开始预订,有些能定一个小时,有些能定半小时会议室”)提的意见:

    1 、统一口径。即统一在一个地方操作预约。如果会议室有等级区别,可以搞分别审批。“有些需要发邮件”这是个什么申请条件?都会议室管理系统了,发邮件做什么?

    2 、统一预订间隔。尽量不搞“有些当天预订、有些提前预订”。如果想达到类似效果可以加大部分会议室无故取消预订的惩罚力度,来杜绝无责“占坑”。

    3 、统一会议室时间。比如“半小时”为一节,那么就抽象为了“有的会议室可定一节,有的会议室可定两节”。这样就可以方便管理。
    gkiwi
        3
    gkiwi  
    OP
       2021-01-21 15:12:54 +08:00
    @lights
    有各种大小的会议室,因为现状大家存在紧缺感,导致看到能定的,不按实际需求,能定就定。。
    westoy
        4
    westoy  
       2021-01-21 15:15:09 +08:00
    配额 + 竞标 /抽签
    lights
        5
    lights  
       2021-01-21 15:20:46 +08:00
    @gkiwi #3
    我的意思是,大会议室资源少,就限制要预定、预约才能使用,可以做一些简单的要求,比如基于人数(小会议室毕竟装不下那么多人嘛)

    小会议室资源多,就是纯抢占式的,来了就能用,没有人在里面的就能用,不存在预约和抢占式预约一说,但前提是数量要给够
    lights
        6
    lights  
       2021-01-21 15:22:59 +08:00
    @gkiwi #3 有紧缺感还是会议室不够用呗,导致能定就定的恶行预定,本质还是会议室不够
    假定会议室有一百间,能人手一个,谁还搞这个啊
    gkiwi
        7
    gkiwi  
    OP
       2021-01-21 15:23:37 +08:00
    @kop1989 #2

    1. 有统一的预订平台。发邮件的比如视频会议室 /培训会议室,这些需要邮件申请增大难度。。
    2. 定了取消无惩罚措施,但是定了不签到 /不去(有红外监控),会有惩罚措施
    3. 之前都是一个小时作为基础单位的,现在部分会议室开始执行半小时了
    11ssss
        8
    11ssss  
       2021-01-21 15:24:22 +08:00
    这样看来,我上一家公司 500+人,共用貌似十三间会议室的使用方式没有出现过让人焦虑的问题。讲一下我们使用规则吧
    1.完全的手工作坊式预定会议室,每间会议室有自己的名字《星球大战》,etc. 门上有一张表格是本周的会议室预定单
    2.每个团队需要使用时,提前填写对应的日期 /时间格及使用团队名。
    3.大家都会自觉遵守一个预定潜规则:不允许一下订一天或者几天的霸占会议室。(个人觉得除了接待,一般超过两个小时的会议多半会开始胡扯)
    4.取消会议及时划掉记录。
    5.也有经常会有其他团队过来调换会议室的问题,时间地点都有可能。
    gkiwi
        9
    gkiwi  
    OP
       2021-01-21 15:24:47 +08:00
    @lights #5 肯定给不够,不做约定的结果就是会有人一天都待在里面。目前发现有人定了单个会议室做自己一个人在里面做好久。。
    gkiwi
        10
    gkiwi  
    OP
       2021-01-21 15:25:39 +08:00
    @lights #6 要是无限会议室我还讨论啥。。
    Madkill
        11
    Madkill  
       2021-01-21 15:26:07 +08:00
    5 分钟没人,系统自动释放
    lights
        12
    lights  
       2021-01-21 15:26:35 +08:00
    @gkiwi #9
    在会议室里坐好久除开是那种有需要与别人远程语音、视频会议需要有个环境外,其他的情况不是会议室的问题啊,是公司本身的问题,不要抓着会议室不放啊😂
    gkiwi
        13
    gkiwi  
    OP
       2021-01-21 15:27:04 +08:00
    @11ssss #8 我们这边会议室大都不是按团队使用(除了周会啥的),一般按 topic,经常会出现跨团队的情况,然后就是 topic owner 提前定会议室
    gkiwi
        14
    gkiwi  
    OP
       2021-01-21 15:27:57 +08:00
    @Madkill #11 目前有这个规范( 15 分钟)。但是问题是,我要 7 点开会,开会人数十几人,我也不可能干等 15 分钟,来等待一个未知数。
    gkiwi
        15
    gkiwi  
    OP
       2021-01-21 15:29:01 +08:00
    @lights #12 我也很奇怪,因为同样的大楼,其他几个楼会议室看起来都不太紧张,导致我们偶尔会跑去其他楼开会,这就很麻烦了。
    11ssss
        16
    11ssss  
       2021-01-21 15:32:25 +08:00
    @gkiwi 我们也是公共的,感觉你们主要问题是霸占会议室啊。还是人的原因,我们走敏捷,拉会算比较多了,但是都完全够用
    gkiwi
        17
    gkiwi  
    OP
       2021-01-21 16:07:36 +08:00
    @11ssss #16 是的,主要是慢慢搞稀缺了,现在大家节奏上来了,整天都在抢会议室
    juded
        18
    juded  
       2021-01-21 16:20:36 +08:00   ❤️ 1
    我司规则很简单,先到先得,同时会议室费用定的奇高,成本会 charge 到各个项目 /部门里,年终绩效挂钩。大家预定时时间会很谨慎,不用时取消也很及时。
    wq2016
        19
    wq2016  
       2021-01-21 17:24:30 +08:00
    企业微信,会议室预约,+审批流程。需要的私我,fix1992
    BeautifulSoap
        20
    BeautifulSoap  
       2021-01-21 17:35:27 +08:00
    使用会议室大部分时间是为了特定项目,然后现在会议室是 lz 公司的稀缺资源,既然是稀缺资源必定需要用机制进行分配(你看任何问题都能归结到分配问题上)


    结局方法之一:

    因为使用会议室基本上都是为了对应项目而开会,那么解决办法也很简单:

    那么结局会议室不无偿提供使用,想要使用会议室,就需要根据使用的时间,使用对应项目的预算来支付会议室的使用费

    所谓你项目总是占用会议室,那就多付出点成本。对公司来说这钱只是在内部流转总量不变。但是对项目来说过度使用会议室会导致项目预算变少
    datocp
        21
    datocp  
       2021-01-21 19:24:28 +08:00 via Android
    钉钉也有会议室,没什么复杂讲究先来后到具体的哪天哪个时段。。。还要怎么规定。。。
    连会议室都要抢。。。
    shareSK
        22
    shareSK  
       2021-01-21 21:58:04 +08:00
    会议室嘛,直接进后台预定管理系统,把某个会议室给强制下线呗。转成部门会议室就完事。
    lloovve
        23
    lloovve  
       2021-01-21 22:03:54 +08:00 via iPhone
    会议券,或者会议点,积分,可以兑换时长,可以交易
    genesislive
        24
    genesislive  
       2021-01-21 22:51:31 +08:00 via iPhone
    按时收费
    gkiwi
        25
    gkiwi  
    OP
       2021-01-24 14:10:15 +08:00
    积分 /钱 确实是个思路,这样应该能避免无效会议室使用。

    不过我也在想一个问题,类似圣人模式,大家都克制自己的需求,只在必要的时候使用。
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